E-Mails und Benachrichtigungen

Übersicht

Die App versendet E-Mails in zwei Richtungen:

1. An Sie (Händler): Benachrichtigung bei neuer Widerrufsanfrage.
2. An den Kunden: Eingangsbestätigung und ggf. weitere Mails bei Statusänderungen (z. B. Rückgabe erstellt, Widerruf abgelehnt).

Beides können Sie in den Einstellungen ein- oder ausschalten.

E-Mails an den Händler

• Wann: Sobald eine neue Widerrufsanfrage über das Formular eingereicht wurde (oder Sie einen manuellen Widerruf angelegt haben).
• Inhalt (typisch): Bestellnummer, Datum des Widerrufseingangs, Erfüllungsstatus der Bestellung (z. B. versendet/teilweise versendet), Kunden-E-Mail, ausgeschlossene Produkte (falls vorhanden), Grund des Kunden, Links zur Bestellung im Shopify Admin und zu den Widerrufsdetails in der App.
• Empfänger: Wird von der App vorgegeben (z. B. eine konfigurierte Benachrichtigungsadresse oder Shop-Standard). Sofern die App es anbietet, kann die Adresse in den Einstellungen oder über eine Umgebungsvariable gesetzt werden.

Erinnerung vor Rückerstattungsfrist (Pro/Plus)

• Wann: Wenn die 14-Tage-Rückerstattungsfrist (§ 357 BGB) für einen Widerruf in Kürze abläuft und noch offene Retouren oder Erstattungen bestehen. Die App versendet eine E-Mail an Sie mit Bestellnummer, Fristende und Link zur Widerrufsdetailseite.
• Einstellung: In den Einstellungen können Sie „Erinnerung vor Rückerstattungsfrist“ an- oder ausschalten und die „Tage vor Fristende“ (1–5) wählen. Der Versand erfolgt über einen zeitgesteuerten Dienst (Cron) – bei Fragen dazu wenden Sie sich an den App-Support bzw. Ihren Hosting-Betreiber.

Wenn Sie keine E-Mails erhalten, prüfen Sie Spam/Junk und die in der App hinterlegte Adresse; bei Plus auch die SMTP-Konfiguration.

E-Mails an den Kunden

Eingangsbestätigung

• Wann: Direkt nach dem Einreichen des Widerrufs (wenn „Kunden-E-Mails“ aktiviert ist).
• Inhalt: Bestätigung, dass der Widerruf eingegangen ist, Bestellnummer, Hinweis auf die weitere Bearbeitung. Bei Teilwiderruf (Plus) wird entsprechend „Teilwiderruf eingegangen“ bzw. „Teilwiderrufsantrag“ verwendet.
• Betreff: z. B. „Widerruf eingegangen – Bestellung #1234 – Ihr Shop“.

Weitere Mails (je nach Ablauf)

• Stornierung (noch nicht versendet): Der Kunde kann eine Mail erhalten, dass die Bestellung storniert wurde und die Erstattung erfolgt.
• Rückgabe (versendet): Nach Erstellung des Returns bei Shopify kann der Kunde die übliche Shopify-Rückgabe-E-Mail erhalten (Rücksendelabel, Anleitung). Die App kann zusätzlich bestätigen, dass die Rückgabe eingeleitet wurde.
• Statusänderung (z. B. abgelehnt): Wenn ein Widerruf abgelehnt oder der Status geändert wird, kann der Kunde eine Mail mit Hinweis auf den Kundenservice erhalten.

Die genaue Formulierung und ob alle Varianten aktiv sind, hängt von der App-Konfiguration und den Einstellungen ab.

Logo in den E-Mails (Marken-Assets)

Nur bei Abo Pro/Plus: Die App kann in E-Mails an Kunden (und in Händler-Benachrichtigungen) Ihr Shop-Logo anzeigen. Im Free-Abo erscheint stattdessen nur Ihr Shop-Name als Text im E-Mail-Kopf. Sofern Sie Pro oder Plus nutzen, liest die App das Logo aus den Shopify-Marken-Assets (Brand). Ausführliche Anleitung von Shopify: Marken-Assets verwalten.

So bekommen Sie das Logo in die E-Mails (Pro/Plus):

1. Im Shopify Admin gehen Sie zu Einstellungen (Zahnrad) → Marke (bzw. Brand / „Shop-Profil“).
2. Laden Sie unter Logo bzw. Quadratisches Logo Ihr Shop-Logo hoch (oder wählen Sie ein bereits hochgeladenes Bild).
3. Speichern Sie die Änderungen.

Die App verwendet zuerst das normale Logo, falls nicht vorhanden das Quadratische Logo. Nach dem Speichern kann es bis zu etwa einer Stunde dauern, bis das neue Logo in den E-Mails erscheint (wegen Zwischenspeicherung). Wenn kein Logo hinterlegt ist, wird Ihr Shop-Name als Text im E-Mail-Kopf angezeigt.

Einstellungen in der App

• E-Mail-Benachrichtigungen (Händler): An/Aus für Händler-Mails.
• Kunden-E-Mails: An/Aus für Eingangsbestätigung und ggf. weitere Kunden-Mails.
• Support-/Kundenservice-Adresse: Wird ggf. in Fehlermeldungen oder Hinweisen an den Kunden genutzt.

Details: Einstellungen.

Eigenes SMTP (Plus)

Bei Plus können Sie einen eigenen SMTP-Server konfigurieren. Dann versendet die App alle E-Mails (Händler und Kunde) über Ihren Server. Das ist nützlich für:

• Eigene Absender-Domain (z. B. widerruf@ihrshop.de)
• Bestimmte Zustellanforderungen oder Logging bei Ihrem E-Mail-Anbieter

Die Einstellungen (Host, Port, Benutzer, Passwort, SSL/TLS) finden Sie in der App unter Einstellungen. Technische Details (SPF, DKIM, Absenderadresse) richten Sie bei Ihrem E-Mail- oder Domain-Anbieter ein.

E-Mails kommen nicht an

• Spam/Junk prüfen.
• E-Mail-Adresse in den App-Einstellungen bzw. beim Shop prüfen.
• Bei Plus und eigenem SMTP: SMTP-Daten und Logs beim E-Mail-Anbieter prüfen; Passwort und Port (z. B. 587 für TLS) beachten.

Weitere Tipps: FAQ – E-Mails.